Pourquoi devriez-vous vous sonder votre audience ? 

Voici ce que les sondages peuvent apporter lors de vos réunions et événements :

• Pour les organisateurs d'événements : créez une expérience interactive et engageante pour vos participants, en leur donnant une raison de participer et d'être là physiquement plutôt que de simplement écouter la présentation. Capturez des informations importantes qui pourront être utilisées et analysées après l'événement. Assurez la qualité de votre session, évitez de vous fier uniquement à la qualité de la présentation de l'orateur.

• Pour les orateurs : apprenez à découvrir votre public, ce qu'il sait, ce qu'il veut savoir, comment il pense et recueillez ses idées de manière structurée. Utilisez tous ces éléments pour adapter le déroulement de votre discours afin d'obtenir une session engageante, captivante et réussie.

• Pour les participants : faites entendre votre voix et rendez là utile à la discussion, observez comment vous vous situez par rapport aux autres participants et découvrez des idées/points de vue différents de la part de personnes occupant des métiers similaires ou complémentaires.

Les sondages peuvent prendre différentes formes et doivent être conçus en tenant compte du contexte de la session. 

Les éléments qui peuvent influencer la conception de vos  sondages :

• Événement ponctuel ou récurrent
• Format de la session
• Public interne ou externe
• Nombre de participants

Événement ponctuel ou événement récurrent

Les événements récurrents sont parfaits pour poser des questions sur lesquelles vous pouvez construire des analyses au fil du temps. Si vous posez la même question lors de 20 événements différents, avec un public unique pour chacun d'entre eux, vous pouvez commencer à établir des statistiques précieuses et analyser si et comment différents facteurs environnementaux peuvent affecter les réponses des participants.

Pour les événements ponctuels, vous pouvez souligner d'avantage l'importance des informations que vous présentez aux participants. Créez des moments clés au moment où vous êtes sur le point de présenter des données ou un fait crucial et surprenant à la foule en demandant ce que le public penserait instinctivement, puis faites la révélation. Cela captivera l'auditoire et renforcera votre position en tant que personne qui maîtrise le sujet. 

Format de la session

Une session de discours/programme (une présentation) n'offre pas nécessairement le temps d'intéragir beaucoup entre la scène et le public. Vous devez utiliser dans ce cas là un sondage permettant de mettre en valeur un sentiment général du public. Un nuage de mots, par exemple, qui vous donnera visuellement, en quelques mots clés ce que le public pense, est très efficace pour l'orateur principal afin de comprendre globalement la position des personnes dans la salle sur le sujet.

Les sessions en petits groupes, les ateliers et les activités de brainstorming, quant à eux, visent généralement à obtenir beaucoup plus d'idées/réponses de la part du public. L'objectif est d'énumérer autant de choses que possible, puis de discuter de ce qu'il faut garder. Les sondages qui invitent à la discussion, les réponses ouvertes, les quiz, les questions de classement,... conviennent tous très bien ici. 

Public interne ou externe

Avec un public interne, vous avez l’opportunité de pouvoir poser des questions plus précises sur ce que les employés pensent des actions en cours au sein de l'entreprise/l'organisation. Les sondages peuvent vous aider non seulement à comprendre s'il y a des écarts entre la vision que la direction essaie de promouvoir et ce que les employés vivent réellement au quotidien, mais aussi à construire une "vision de l'état actuel de l'organisation" telle que perçue par les employés.

Avec un public externe, vous voudrez utiliser des sondages pour mieux comprendre quel contenu les a le plus frappés, ce qui les intéressait moins et ce qui manquait. L'objectif est de comprendre quelles sont les forces et les faiblesses de votre événement en termes de contenu. À partir de là, vous pouvez vous améliorer continuellement d'un événement à l'autre et vous assurer que vous restez toujours pertinent. Les participants externes auront ainsi plus de raisons de revenir vers vous s'ils ont besoin de connaissances ou de conseils.

Nombre de participants

Plus le nombre de participants est faible, plus il sera facile de faire participer les gens. Par conséquent, la conception de vos sondages doit tenir compte du fait qu'il sera possible (et potentiellement souhaitable) d'inviter les votants à expliquer plus en détail leur choix ou leur réponse. Les questions simples mais controversées sont idéales dans ce cas. 

Avec un nombre de participant élevé, vous devriez utiliser les sondages pour recueillir des informations qui, autrement, prendraient trop de temps ou seraient tout simplement impossibles à obtenir si vous deviez faire les choses manuellement. Évitez les questions auxquelles on peut répondre par un simple vote à main levée, sauf si vous avez besoin d'un décompte précis (les sondages vous le donneront instantanément). Les sondages de classement ou les questions pour lesquelles les participants peuvent choisir plusieurs réponses parmi plus de 4 sont typiquement excellents ici car ils sont très difficiles à réaliser sans système de sondage. 

Les questions que vous devriez vous poser lorsque vous créez des questions de sondage :

• En tant que participant, pourquoi devrais-je me soucier de répondre à cette question ?
• Comment les résultats sont-ils utilisés pendant la session ?
• Mes participants seront-ils curieux de voir ce que les autres participants ont voté ?
• Puis-je exploiter ces données après l'événement ?

En tant que participant, pourquoi devrais-je me soucier de répondre à cette question ?

Cela peut sembler évident, mais malheureusement, on l'oublie souvent. Demandez-vous pourquoi un participant prendrait la peine de sortir son téléphone, d'aller sur une application ou un site Web et de répondre à un sondage. Qu'ont-ils à gagner en faisant cela ? Si vous faites comprendre que leurs réponses sont nécessaires et qu'elles auront un impact sur la session, la réunion ou l'événement, vous augmenterez la probabilité que les gens prennent le temps de répondre à vos sondages.

Comment les résultats sont-ils utilisés pendant la session ?

Comment utilisons-nous les résultats pendant la session ? Cette question est très importante car elle aura un impact sur la façon dont les participants continueront à répondre aux sondages tout au long de la réunion. S'ils voient que les résultats des sondages sont utilisés et qu'ils sont pertinents pour le contenu, cela créera un cercle vertueux avec plus d'interactivité au fur et à mesure de l'événement. Vous pouvez utiliser les résultats pour créer une surprise avant de révéler un fait ou un point choquant, ou utiliser les résultats pour changer l'approche par laquelle vous voulez présenter le contenu. Les résultats peuvent également être utilisés pour sélectionner le contenu qui va être présenté (question de type "choisissez votre sujet"). Comprendre l'objectif de vos sondages, qu'il soit éducatif, qu'il s'agisse d'insister sur un point ou un fait, d'apprendre à connaître le public ou de demander des idées, vous aidera à élaborer les meilleures questions.

Mes participants seront-ils curieux de voir ce que les autres participants ont voté ?

Idéalement, vous voulez que vos questions suscitent la curiosité de votre public, qu'il ait envie de savoir ce que pensent les autres. " Suis-je le seul ici ? ", " Est-ce que tout le monde a les mêmes problèmes que moi ? ", " Y a-t-il des choses que je n'ai pas anticipées et qui pourraient bien m'arriver ? " sont autant de questions que vous devez faire en sorte que vos participants se posent. Cela garantira que les gens seront très attentifs aux résultats et à ce que vous avez à dire. 

Puis-je exploiter ces données après l'événement ?

Cela n'affecte pas autant les participants mais peut avoir un grand impact sur votre organisation. Si les résultats des sondages que vous recueillez vous permettent de mieux comprendre votre propre organisation, les attentes de vos participants, la direction que prend un secteur, ce qui influence les personnes avec lesquelles vous travaillez,... cela vous aidera à améliorer vos événements et vous permettra potentiellement de créer des ressources supplémentaires tout au long de l'année qui pourront être consommées non seulement par les participants à votre événement mais aussi par une communauté plus large que vous pourriez atteindre. 

Exemples de questions

Quelques exemples de scénarios de sondages qui ont très bien fonctionné :

• Comparaison avant/après le débat
• Choisissez votre session
• Vote pour les présentations des startups
• Nuage de mots lors de l'événement annuel de lancement des ventes

Comparaison avant/après le débat

Lors d'événements médicaux, les questions de sondage ont été utilisées de la manière suivante :

La session consiste en un débat entre deux médecins sur la meilleure façon d'aborder un scénario médical spécifique. Il n'y a pas nécessairement une réponse universelle, mais plutôt plusieurs façons d'aborder le problème. Après avoir expliqué le scénario mais avant que les deux médecins ne présentent leurs arguments, le public est invité à répondre s'il pense que la méthode A ou B est la meilleure. À ce stade, nous nous contentons de recueillir les votes mais ne partageons pas les résultats avec les participants.

Nous invitons ensuite les deux médecins sur scène, le premier défendant la méthode A et le second la méthode B. Après les présentations des deux médecins, nous sondons à nouveau le public en lui posant exactement la même question : quelle est la meilleure méthode selon vous : la méthode A ou la méthode B ? 

Nous affichons ensuite les résultats du sondage lancé avant la session, et comparons les résultats avec ceux obtenus après la session. Cela permet de mettre en évidence l'impact de l'argumentation de chaque médecin, et de voir si l'opinion du public a évolué. Pour revenir aux points mentionnés ci-dessus, il suscite la curiosité des participants, les résultats servent d'élément de discussion à la fin de la session et les résultats sont pertinents pour les organisateurs afin de comprendre quel contenu est le plus convaincant pour leurs participants. 

Choisissez votre session

Dans cet exemple, le contexte est une session où un vétéran et expert du secteur est sur scène et où le public est composé de différentes personnes représentant divers rôles au sein de ce secteur. 

L'orateur est prêt à aborder de nombreux sujets liés à ce secteur (défis communs, perspectives d'avenir, stratégies à mettre en œuvre, conseils tirés de l'expérience, etc.) L'orateur commence la session par un sondage demandant au public de choisir ce qu'il souhaite voir aborder parmi les 8 sujets disponibles. Après avoir classé tous les sujets, l'orateur commence par le sujet numéro 1 et descend dans la liste en fonction du temps disponible. 

Vote pour les présentations des startups

L'événement est une réunion d'une journée où plusieurs investisseurs sont invités à regarder plusieurs startups présenter leur projet. La journée est divisée en 4 segments représentant 4 secteurs différents, et l'objectif est de recueillir les commentaires des investisseurs et de créer des liens significatifs entre les startups et les investisseurs, le cas échéant. 

Au cours de cet événement, les investisseurs sont invités à évaluer chaque startup après leur présentation. Le sondage d'évaluation comporte 5 éléments pour lesquels les investisseurs peuvent attribuer 1 à 5 étoiles (pertinence, modèle économique, faisabilité, stratégie de mise sur le marché, équipe).Ils peuvent laisser un commentaire s'ils le souhaitent. Ces résultats ne sont pas partagés directement avec l'ensemble du public, mais sont utilisés ultérieurement pour donner un retour d'information aux startups et créer des liens avec les investisseurs lorsque cela est pertinent. 

En outre, à la fin de chaque segment, un sondage de classement est lancé et tous les investisseurs classent les différentes startups dans ce segment dans leur ordre de préférence. Ces résultats sont partagés en direct avec les investisseurs et leur permettent de voir s'il y a des gagnants clairs qui semblent avoir les faveurs du public.

Nuage de mots lors de l'événement annuel de lancement des ventes

Au début de chaque nouvelle année, cette entreprise commence et termine son événement de lancement des ventes d'une semaine par les deux questions suivantes : "Qu'espérez-vous retirer de cette semaine ?" et "Quelle est la chose la plus importante que vous retiendrez de cet événement ?". 

Après plus de 5 ans d'utilisation de ces sondages, pour l'ouverture et la clôture de leurs événements de lancement des ventes, non seulement ils ont pu constater quand ils ont réussi à répondre aux attentes de leurs employés avec l'événement, mais ils ont également vu l'évolution des réponses de leurs employés au fil des ans. Ces données ont été utilisées comme points de référence dans leurs discours d'ouverture pour montrer qu'ils sont à l'écoute de leurs employés et qu'ils sont prêts à mettre en place des mesures lorsqu'il y a un décalage entre ce qu'ils comptaient entreprendre et les réponses des participants.