Bonjour, merci de vous être inscrit et bienvenue dans la communauté Evenium !
Si vous êtes complètement nouveau sur notre plateforme, vous êtes au bon endroit. Voici tout ce dont vous avez besoin pour créer et configurer votre premier événement. Sautez certaines étapes si vous les avez déjà effectuées.
TABLE DES MATIÈRES
- Créez votre compte Evenium
- Créer une entité organisatrice
- Créer un événement
- Ajouter d'autres organisateurs
- Importer une liste de participants
- Importer un agenda
- Définir un code d'événement
- Choix du niveau de confidentialité et autres options
- Ajouter des informations
- Personnaliser l'apparence de ConnexMe
- Configurer les sponsors/exposants
- Mise en place des salles de réunion
- Téléchargement des documents
- Envoyer des courriels à partir d'Evenium
- Prochaines étapes
1. Créez votre compte Evenium
- Allez sur evenium.com et cliquez sur Connexion
- Cliquez sur S'inscrire
- Entrez vos informations, acceptez les conditions d'utilisation, cliquez sur Créer mon compte
- Vous recevrez un lien de confirmation par email, cliquez dessus pour sécuriser votre compte et c'est fait ! Vous pouvez maintenant accéder et créer des événements sur evenium.com en cliquant sur Connexion ou Mes événements.
2. Créer une entité organisatrice
Pour créer des événements sous le nom de votre organisation et non sous votre nom personnel, vous devez créer une entité organisatrice. Vous pourrez partager l'accès d'organisateur à cette entité avec vos collègues qui vous aident à organiser des événements. Notez que vous pouvez ajouter d'autres administrateurs ou utilisateurs à votre entité organisatrice (cela leur donnera automatiquement accès aux futurs événements que vous créerez sous cette entité, et les administrateurs pourront contrôler cette liste).
- Allez sur evenium.com
- Cliquez sur Connexion/Mes événements
- Cliquez sur Créer une entité organisatrice
3. Créer un événement
- Accédez à votre page d'événements et cliquez sur Créer un événement.
- Sélectionnez votre entité organisatrice et remplissez le reste des informations relatives à l'événement (titre, date, lieu, fuseau horaire). Notez que vous pouvez préciser si votre événement est en ligne si vous n'avez pas de lieu à indiquer.
- Cliquez sur Créer un événement.
- Si vous n'utilisez pas notre plateforme d'enregistrement, cliquez sur Gérer en externe (ConnexMe uniquement).
- Cliquez sur Suivant ou Enregistrer
- Vous serez dirigé vers le back-office de votre événement.
Note : Pour accéder au back-office de votre événement, allez sur evenium.com et cliquez sur Connexion/Mes événements. Une fois que vous êtes sur la page de vos événements, cliquez simplement sur le nom de l'événement dans la section J'organise.
4. Ajouter d'autres organisateurs
- Allez sur evenium.com
- Cliquez sur Mes événements/Connexion
- Cliquez sur le nom de l'événement sous J'organise
- Cliquez sur Accès de l'équipe
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur, entrez son adresse e-mail et sélectionnez si vous voulez que cette personne soit un administrateur. Remarque : un administrateur peut contrôler la liste des administrateurs/organisateurs, tandis qu'un organisateur ne peut pas le faire, mais peut tout de même accéder au back-office de l'événement et aider à configurer l'événement. Une fois l'administrateur ou l'organisateur ajouté, il recevra un courriel lui indiquant comment créer un compte.
5. Importer une liste de participants
- Cliquez sur le bouton Participants dans la barre de navigation violette
- Cliquez sur le bouton Importer
- Téléchargez le modèle Participants
- Les champs obligatoires sont les suivants : Prénom, Nom, Email
- Supprimez des colonnes ou ajoutez vos propres colonnes personnalisées
- Enregistrez votre fichier
- De retour sur Evenium Net, sélectionnez l'option Importer à partir d'Excel ou d'un fichier CSV ou Copier/Coller à partir d'Excel.
- Vérifiez l'exactitude de l'aperçu
- Cliquez sur Suivant
- Définir les colonnes nécessaires
- Cliquez sur Suivant
Remarque : si vous utilisez le système d'inscription d'Evenium Net, vous devez sélectionner Inviter ou Participants confirmés. Choisissez Participants confirmés si les participants importés ne doivent pas s'inscrire à l'événement / ne doivent pas remplir un formulaire d'inscription, sinon sélectionnez Inviter.
Ajout d'intervenants
- Cliquez sur le bouton Participants dans la barre de navigation violette.
- Cliquez sur le bouton Importer
- Télécharger le modèle d'Intervenants
- Les champs obligatoires sont les suivants : Prénom, Nom, Email
- Supprimez des colonnes ou ajoutez vos propres colonnes personnalisées, comme la catégorie.
- Sauvegardez votre fichier
- De retour sur Evenium Net, sélectionnez l'option Importer à partir d'Excel ou d'un fichier CSV ou Copier/Coller à partir d'Excel.
- Vérifiez l'exactitude de l'aperçu
- Cliquez sur Suivant
- Définir les colonnes nécessaires
- Cliquez sur Suivant
6. Importer un Agenda
- Cliquez sur Agenda
- Cliquez sur Importation
- Télécharger le modèle fourni avec des colonnes *prédéfinies
- Enregistrer le modèle
- Sauvegardez votre fichier
- De retour sur Evenium Net, sélectionnez l'option Importer à partir d'Excel ou d'un fichier CSV ou Copier/Coller à partir d'Excel.
- Cliquez sur Suivant
- Définissez le format de date pour les colonnes date de début et date de fin :
- Cliquez sur Suivant jusqu'à ce que vous voyiez l'agenda téléchargé
*Pour connaître la répartition des colonnes prédéfinies, reportez-vous aux descriptions ci-dessous :
Titre : nom de votre session, tel qu'il apparaîtra à vos participants sur la plateforme ConnexMe.
Description : description de la session, qui apparaîtra lorsqu'un participant cliquera sur le titre de la session.
Date de début/Date de fin : Date de début et date de fin de la session. Ces dates doivent être formatées en mm/jj/aaaa hh:mm, avec l'heure au format militaire (24 heures).
registrationAllowedInAgenda : cette option vous permet de décider si les participants peuvent s'inscrire à la session directement à partir de la plateforme ConnexMe. La plupart du temps, vous n'aurez pas besoin de cette possibilité, car les participants n'ont pas besoin de s'inscrire à une session pour la regarder le jour de l'événement. Vous pouvez supprimer cette colonne si vous ne l'utilisez pas.
Dans l'agenda ? La valeur par défaut est VRAI, ce qui signifie que la session est visible dans l'agenda. Dans certains cas, vous souhaitez cacher certaines sessions jusqu'à la dernière minute (pour une révélation de dernière minute par exemple), mais en général, vous pouvez également supprimer cette colonne si vous n'en avez pas l'utilité.
Affiché pour : Les valeurs peuvent être "tous les participants" ou "participants inscrits à cette session". Vous pouvez décider de la valeur dont vous avez besoin selon que vous souhaitez que certaines sessions ne soient visibles que par des participants spécifiques. Si vous donnez à ce champ la valeur "participants inscrits à cette session", votre session ne sera pas visible pour les participants qui n'y sont pas inscrits. Si vous souhaitez que toutes les sessions soient visibles par tous les participants, vous pouvez supprimer cette colonne.
Lieu : Le nom du lieu (virtuel) où se déroulera la session. Le jour de l'événement, les participants disposeront d'un menu leur permettant de naviguer vers différents lieux (virtuels).
Identifiant : Il s'agit d'une colonne clé. Vous devez utiliser un identifiant différent pour chaque ligne (chaque session) de votre fichier Excel. C'est très important car cela vous permettra d'apporter des modifications ultérieures à votre fichier Excel et de le réimporter sans créer de sessions en double. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser le format "sessionId1" pour vos identifiants, vous pouvez utiliser ce que vous voulez, il faut juste que ce soit différent pour chaque session (chaque ligne de votre fichier Excel).
Intervenants : Vous pouvez saisir ici les adresses électroniques des intervenants que vous avez précédemment importés en suivant les instructions ci-dessus. Si vous avez plusieurs intervenants pour une session, utilisez une liste d'adresses électroniques séparées par des virgules (speaker1@domain.com, speaker2@domain2.com).
Quota : Si vous souhaitez fixer un nombre maximum de places pour votre session. Utile pour les événements hybrides ou en personne, mais généralement sans intérêt pour les événements virtuels, vous pouvez supprimer cette colonne si vous n'en avez pas l'utilité.
7. Définir un code événement
Il s'agit d'une étape importante, car c'est l'une des façons dont les participants peuvent accéder à l'événement.
- Depuis la page de configuration, cliquez sur le bouton ConnexMe.
- En haut de cette page, vous trouverez une boîte dans laquelle vous pouvez définir le code de votre événement.
8. Choix du niveau de confidentialité et autres options
9. Ajouter des informations
- Sur la page ConnexMe, vous verrez une section Module sur la page Agenda.
- Cliquez sur Ajouter
- Choisissez votre étiquette, votre adresse URL et votre icône
- Les modules sont visibles dans l'application ConnexMe, dans l'onglet Agenda.
10. Personnaliser l'apparence de ConnexMe
- Sur la page ConnexMe, vous verrez la section Design et logo.
- Cliquez sur Personnaliser le design de l'application pour mettre à jour les couleurs et ajouter des bannières.
- Cliquez sur Personnaliser le design du widget pour mettre à jour les détails de la conception de ConnexMe TV.
- Vous pouvez également mettre à jour votre logo mobile et votre écran d'accueil à partir de cette page.
11. Configuration des sponsors/exposants
- Cliquez sur Configuration
- Cliquez sur Agenda
- Cliquez sur le bouton Sponsors ou Exposants
- Cliquez sur Gérer les niveaux pour créer des niveaux de parrainage
- Cliquez sur Ajouter un sponsor ou Ajouter un exposant.
- Ajoutez les modules Sponsor ou Exposant à l'application en sélectionnant ces modules à partir du bouton ConnexMe sur la page Configuration.
12. Configurer les salles de réunion
Si vous organisez des sessions en petits groupes ou des ateliers, vous devrez créer plusieurs salles dans lesquelles les participants navigueront pendant l'événement.
- Cliquez sur Configuration
- Cliquez sur Agenda
- Cliquez sur Emplacements
- Cliquez sur Ajouter un lieu
- Nommez l'emplacement et choisissez si vous voulez un flux en direct ou si les participants peuvent planifier des rendez-vous dans cette salle.
13. Télécharger les documents
- Cliquez sur Configuration
- Cliquez sur Agenda
- Cliquez sur Documents
- Cliquez sur Télécharger un fichier
- À partir de là, vous pouvez attacher le document à la session ou aux sponsors, masquer le document jusqu'au moment de la présentation, ou faire du document un module sur la page de l'ordre du jour.
Remarque : les documents Office, les fichiers PDF et les fichiers multimédias sont pris en charge.
14. Envoyer des courriels à partir d'Evenium
- Cliquez sur Configuration
- Cliquez sur Emails
Vous pouvez consulter les e-mails automatiques envoyés par la plateforme et choisir de les désactiver. Voici quelques-unes des options disponibles :
- Le rappel d'événement, qui est personnalisé et envoyé par défaut un jour avant l'événement. Vous pouvez choisir de désactiver l'envoi automatique et de l'envoyer vous-même manuellement à l'heure souhaitée.
- L'e-mail Résumé ConnexMe est envoyé quotidiennement pendant l'événement à tous les participants et donne un aperçu de ce qui s'est passé au cours de la journée, avec les messages et les sondages les plus importants de la journée.
- L'email de confirmation d'inscription est automatiquement envoyé lorsque vous utilisez le système d'inscription d'Evenium Net et qu'un participant s'inscrit à l'événement.
- Cliquez sur Modifier les invitations et les courriels
- Pour modifier un e-mail, cliquez sur ce que vous souhaitez changer ou sur l'icône + si vous souhaitez ajouter quelque chose.
- Pour envoyer, sélectionnez Destinataires
- Cliquez sur la page Participants pour sélectionner manuellement les participants et cliquez sur le bouton jaune Emails.
15. Prochaines étapes
Si vous êtes arrivé jusqu'ici, félicitations ! Les prochaines étapes consistent à préparer la manière dont vous souhaitez diffuser vos sessions et planifier l'interactivité.
Consultez cet article pour savoir comment diffuser vos réunions Zoom dans ConnexMe et cet article pour comprendre comment tirer parti des nombreuses fonctions interactives de ConnexMe.
La musique des vidéos a été fournie par bensound.
- 15. Prochaines étapes